Preparar una solicitud de oferta eficaz para proyectos de electrónica industrial

Durante mucho tiempo, el error conceptual relacionado con el dominio indiscutible de las ventas en el panorama de las actividades comerciales de valor inmediato, condujo a una subestimación más o menos leve de las compras y su capacidad de generar ingresos en todos los aspectos. El departamento de compras siempre ha desempeñado un papel importante, pero los flujos de información y documentación intercambiados por las empresas con los proveedores se consideraron no merecedores de un cuidado particular, de la misma manera que las comunicaciones internas de importancia insignificante y muy distantes del procesamiento sofisticado de los textos de marketing y ventas.

Hoy en día, finalmente, el concepto de optimización de los procesos de compras y adquisiciones parece haberse vuelto menos fugaz.

la optimización de las compras produce una reducción en el costo que a su vez se traduce en un aumento de las ganancias.

En los procesos de compra, la solicitud de oferta ocupa un lugar destacado y desempeña un papel esencial, como el de recopilar información homogénea y comparable relacionada con las condiciones del mercado actualmente aplicadas o aplicables a un producto o servicio específico mediante una lista de posibles proveedores.

Con referencia particular al sector electrónico, es necesario considerar que las solicitudes de ofertas pueden ser tan simples como complejas dependiendo del objeto del mismo: un pedido de un producto existente es relativamente simple de cotizar, pero la implementación de una nueva línea de productos electrónicos o la ingeniería de un producto, por ejemplo, requieren un estudio de viabilidad preliminar y un análisis más amplio y profundo. En el caso de una solicitud de proyecto compleja, el grado de detalle de las especificaciones compartidas puede determinar el éxito de todo el proceso. Específicamente, hay tres elementos principales que debe contener una solicitud de oferta efectiva para facilitar la obtención de información rápida, confiable y precisa por parte del fabricante de la electrónica de contrato.

1 - Introducción general de la solicitud

Cada solicitud efectiva debe comenzar con una sección descriptiva que tenga como objetivo enmarcar las características básicas del producto o servicio para el que se solicita la cotización.

En esta introducción, no es necesario incluir detalles técnicos de gran alcance: el motivo de la introducción en sí es proporcionar al proveedor la información general que desea traer al conocimiento antes de que se procese la propuesta.

Dentro della sección introductoria, también se recomienda dejar que su perspectiva sobre el producto, el proyecto o el servicio en cuestión brille: muy a menudo se descuidan los deseos reales hasta el momento de la comparación de una propuesta ya elaborada y recibida, pero es decididamente más eficaz, y por lo tanto recomendable, utilizar una cierta transparencia desde el principio, de modo que las expectativas se entiendan de inmediato en los términos correctos por ambas partes y especialmente por el proveedor, cuyo propósito es encontrar la solución más adecuada y satisfactoria posible para el Cliente.

Aquí hay algunas preguntas útiles para hacer, cuyas respuestas, dependiendo de la relevancia, se pueden incluir en el resumen introductorio:

• ¿Cómo describiría brevemente el producto o servicio objeto de la solicitud de oferta?
• ¿Estás en presencia de un nuevo producto o un nuevo negocio?
• ¿Hay algún servicio complementario al principal que le gustaría que su Partner subcontrate? Dos ejemplos muy comunes son la gestión de la cadena de suministro referida al producto a diseñar y producir y la gestión de la logística saliente.
• ¿Qué tipo de presupuesto se ha asignado para el proyecto?
• ¿Existe una línea de tiempo predefinida que se respete estrictamente?

2 - Exposición orgánica de especificaciones técnicas esenciales

El segundo párrafo debe dedicarse por completo a cualquier detalle técnico que se considere esencial y imprescindible.

Con especial referencia al dominio de la electrónica industrial, el mercado es extremadamente vasto y lleno de oportunidades. Es posible elegir entre diferentes tecnologías que contribuyen al mismo resultado a través de enfoques diferentes y, a veces, incluso diametralmente opuestos. Cualquier preferencia o requisito relevante debe destacarse y sacarse a la luz desde el principio, para permitir que el proveedor se adapte a la elección o explote su conocimiento interno para proponer de inmediato algo esencialmente compatible pero más adecuado al proyecto en su conjunto.

En el caso de que no haya preferencias técnicas o tecnológicas y se pretenda delegar cualquier opción de implementación por completo al proveedor, sin embargo, es aconsejable hacer explícita la posición de uno.

3 - Pronóstico de los volúmenes de producción sobre una base anual

Finalmente, el tercer párrafo que se agregará es el relativo al pronóstico de los volúmenes, normalmente mostrado en relación con el período de un año entero. :: El pronóstico de los volúmenes y la programación de los suministros pueden tener un impacto no rastreable en la oferta económica y, por lo tanto, es de interés del Cliente comunicar este tipo de información. :: En particular, se debe hacer hincapié en los volúmenes solicitados, en la primera disponibilidad solicitada y en la programación de entregas posteriores. ** Los volúmenes ** son variables extremadamente relevantes para la precisión de la propuesta que se recibirá del proveedor. Por esta razón, es esencial utilizar la máxima transparencia a este respecto.

Conclusiones

Cuando se trata de enviar una solicitud de oferta a un Partner o a un posible nuevo Partner, es necesario encontrar un buen equilibrio entre proporcionar toda la información necesaria y evitar proporcionar demasiada información no esencial, al menos en la fase preliminar. Cuanto mayor sea la transparencia y la claridad de la información compartida, mayor será la posibilidad de recibir propuestas precisas, confiables y comparables, tanto desde el punto de vista técnico y económico administrativo. Siguiendo las pautas establecidas aquí e incluyendo los tres párrafos esenciales descritos, es posible simplificar la creación de solicitudes de oferta efectivas, capaces de facilitar la creación de valor que se logra mediante una gestión cuidadosa de las compras.